804日目  残高確認の作業量を減らすために、あと注意点

こんばんは。


久しぶりに残高確認をやって効率化できるところがありました。


通常の科目に関する監査は頭で考えることが多いのですが、
残確は実際に手作業と先方と数回やり取りをする必要があるので
効率的にできればそれだけ無駄を省けます。


1、管理番号をクライアントに入れてもらう

これまで自分で手作業でやってましたが、
クライアントが差し込み印刷するときにナンバリングしてもらうと楽です。

ついでに担当者のところに名前を入れてもらうと楽です。

2、回収期限日付は2週間くらいと伝えておく(10営業日)

残高確認書って発送先が決まっても、先方の内部処理の関係で
スムーズに出てこないことがあります。

最終的に押印まで入手段取りができたところで返送期限に関する
確認が入ります。

意見表明及び再調整時間を考慮して考える必要がありますが、
通常は2週間くらいと伝えておくと、この確認の手間が省けます。

そもそも余裕をもって発送するということが前提です。

クライアントも日常業務に監査対応業務が追加されている状況
で後回しにされることもあるので、何度も連絡をとって監査としても
余裕をもって作業ができるようにコントロールして下さい。

3、封筒詰めを手伝ってもらう

クライアントとの関係により可能であったり、
もともとそうやっているとうい慣習があればこれをやってもらうと非常に助かります。

4、発送先からの確認印に関して

これは発送先から問い合わせや、また回収後に発見することなのですが、
個人印で返ってくることがあります。

会社としての確認が欲しいので、会社印が必要となるのですが、
電話対応するのも、回収後に再発送するのも関係者全員にとって
面倒なことなので、その面倒を省くために

「押印の仕方」のような紙面を残確に合わせて発送するとよいです。


たまにやると発見がまだありました。。。


終わり

ps

お盆休みですね。

今年は昨年のように、旅行に行ったり、海に行ったりと遊んでません。
食事は気分転換で色んな人と行ってますが。

ということで、お盆休み1日目も英語のレッスン受けて、
そのあとはひたすら今興味があることをやっています。

9月には成果が出る予定です。

来年はプロサーファーになれるくらいに
自由な時間をもっていることが今の目標ですね。